– en guide från Centas
Hybridmöten och hybridevent, som kombinerar fysiskt deltagande med digitala gäster på distans, har blivit den nya standarden inom eventbranschen. Att arrangera ett lyckat hybridevent eller hybridmöte kräver noggrann planering och genomtänkt strategi för att se till att både fysiska och digitala deltagare får en positiv och engagerande upplevelse.
Centas har varit teknikpartner till otaliga hybridmöten och hybridevent, allt ifrån mindre sammankomster till enorma konferenser. Här delar vi med oss av insikter och tips för att skapa framgångsrika hybridmöten.
Varför organisera hybridmöten?
Det kan vara en bra fråga att ställa sig till att börja med. Varför bör man arrangera möten och event där det är möjligt att delta digitalt? Och är det något för just ert evenemang?
Det började som vi alla vet under pandemin, då vårt sätt att se på möten, evenemang och konferenser ändrades radikalt. Då var den digitala varianten det enda sättet att arrangera ett evenemang. När fysiska event blev möjliga igen hängde det digitala kvar, människor började förvänta sig att kunna välja hur de ville delta, oavsett var de än befann sig. Hybridmötet var fött.
Fördelar med hybridmöten
Fördelarna med hybridmöten och hybridevent är många. De mest framträdande är:
Ökad räckvidd – ni når fler och behöver inte ha ett maxantal för antal deltagare baserat på lokalens kapacitet.
Kostnadseffektivt – minskade kostnader för både arrangörer och deltagare. Mindre lokaler och minskade logistiska arrangemang för arrangören, och inga kostnader för resor och logi för deltagaren.
Flexibelt – när deltagarna själva får bestämma hur de ska medverka kommer fler att delta.
Högre interaktionsnivå – bättre möjligheter för sponsorer och partners att interagera med deltagarna på olika sätt.
10 tips för lyckade hybridmöten
För att lyckas med hybridmöten och hybridevent är det avgörande att tänka tvådimensionellt – en del som fokuserar på de fysiska deltagarna och en annan del som riktar sig mot de digitala deltagarna. Här kommer våra bästa tips inom viktiga områden.
Teknisk infrastruktur
1 Säkerställ att du har en robust och pålitlig teknisk plattform för att hantera både fysiska och digitala deltagare.
2 Investera i högkvalitativ utrustning för ljud, ljus och bild för att skapa en professionell upplevelse för alla deltagare. Det går att göra det billigt eller bra, tyvärr inte båda. Genom att hyra tekniken från oss behöver du dock inte köpa och lagra all utrustning själv.
Interaktivitet
3 Skapa möjligheter för både fysiska och digitala deltagare att interagera och ställa frågor.
4 Använd verktyg som mentometer och chattrum för att engagera den digitala publiken.
Skräddarsydda upplevelser
5 Anpassa inbjudningar och upplevelser beroende på deltagarens roll (VIP, sponsor, betalande deltagare, etc.).
6 Erbjud olika prissättningar och biljetter för att tillgodose olika behov och preferenser.
Engagerande innehåll
7 Utveckla innehåll som är relevant och tilltalande för både fysiska och digitala deltagare.
8 Planera för parallella aktiviteter så att det alltid finns något att delta i, oavsett om man är på plats eller deltar digitalt.
Moderatorer och talare
9 Använd erfarna moderatorer som kan hantera både fysiska och digitala interaktioner.
10 Träna talare i att engagera en digital publik, där de inte får direkt feedback på samma sätt som vid fysiska evenemang.
Undvik fallgroparna med hybridmöten
Att arrangera hybridevent kommer med utmaningar. Här är några fallgropar att undvika:
- Underskatta inte vikten av bra teknik – bristfällig teknisk infrastruktur kan förstöra upplevelsen för digitala deltagare. Se till att alla tekniska aspekter är väl testade och fungerande.
- Glöm inte bort en del av deltagarna – se till att både fysiska och digitala deltagare får lika mycket uppmärksamhet och möjligheter att delta.
- Gör det inte krångligt att anmäla sig – en enkel och användarvänlig registreringssida är nyckeln till att locka deltagare. Undvik onödiga steg och gör processen så smidig som möjligt.
- Ha inte för långa pass och för många talare – dela upp programmet i kortare och mer hanterbara segment för att hålla deltagarnas uppmärksamhet.
Avslutande tips för att lyckas med hybridmöten
Planera i god tid
Börja planeringen tidigt och kontakta ett produktionsbolag för att få hjälp med att skapa en skräddarsydd lösning.
Satsa på tekniken
Lägg mest kraft på att leverera hög kvalitet på sändningen för de digitala och upplevelsen på plats för de fysiska deltagare.
Skapa ett gemensamt community
Bygg upp en känsla av samhörighet och engagemang bland deltagarna, oavsett om de är på plats eller online.
Hybridmöten och hybridevent är framtiden inom eventindustrin och med rätt strategi och planering kan du skapa minnesvärda och framgångsrika evenemang som möter alla deltagares behov och preferenser.
Kontakta Centas för hjälp med hybridmöten.
